Körjournal (mall+info)

Varje person som använder en företagsbil måste alltid för en så kallad körjournal. Den visar på hur mycket bilen har använts, hur höga energikostnaderna varit samt hur den har använts.

I den här artikeln förklarar vi hur det fungerar med körjournal, vad den bör och ska innehålla och så bjuder vi på en helt gratis mall för ändamålet

Det är egentligen en körjournal

Det är enkelt förklarat en sammanställning av hur en företagsbil har använts i verksamheten, av en eller fler av medarbetarna. Journalen blir ett dokument som tydliggör att företaget följer lagar gällande förmåner för bil samt olika bilersättningar. Det är inte lagstadgat att föra en men Skatteverket behöver informationen för att säkerställa bilens förmånsvärde. Gör Skatteverket en kontroll och det visar sig att det finns felaktigheter i körjournalen är risken stor att bli bötfälld som företag.

Exempel på när det är extra viktigt att föra körjournal

1. Då anställda har rätten att använda en företagsbil skattefritt tio gånger per år, men också max tio gånger per år, med en sammanlagd sträcka på 100 mil är det viktigt att kunna avgöra det. Kom ihåg att räkna med även resor till och från jobbet.
2. När arbetsgivaren betalar för bensin/diesel etc. för en förmånsbil ska användaren av bilen betala skatt för de sträckor som använts i privata ändamål. Redovisar föraren av bilen inte det kommer personen att bli skyldig att betala för allt drivmedel som använts, privat som i arbete. Det vill hen gissningsvis inte göra så var noga med att föra journalen.
3. När en medarbetare använder bilen mer än 3000 mil/år i tjänsten så kan arbetsgivaren sänka förmånsvärdet från 100 procent ner till 75.

Så skriver du körjournal

Det finns två olika sätt att skriva en – manuellt eller elektroniskt. Det blir allt vanligare med elektronisk körjournal men det finns fortfarande många som skriver den manuellt.

Så fungerar en manuell körjournal

Den manuella journalen skrivs normalt sett i Word eller Excel men det finns givetvis även varianter för andra operativsystem än Microsofts. En del väljer också att använda PDF-mallar. Är du duktig på verktygen kan du skapa en själv men vill du slippa det arbetet kan du ladda ner vår excelmall längre ner.

I vår, eller din egen mall, fyller du i alla uppgifter som behövs och krävs efter såväl privata resor som de som du gör i tjänsten. Välj antingen att spara ner den i en säker mapp med backup-system eller skriv ut dem och förvara på trygg plats. Var också noga med att spara alla eventuella kvitton och bevis på andra utgifter som gjorts för bilen och resorna med den.

Så fungerar en elektronisk körjournal

En elektronisk körjournal är betydligt mer bekväm att föra. Det är så enkelt som att du kopplar in en enhet i bilen som sedan registrerar alla körningar via GPS-system.

Det finns många olika varianter på marknaden idag som är olika avancerade och bra. Företaget bör välja helt efter behov för att minimera kostnaderna. Modellerna kan i olika grad bistå med exempelvis datalagring, identifiering av förare eller schemaläggning. Du kan sedan gå in och godkänna olika rapporter och analysera statistik via det system du valt.

Vår starka rekommendation är att investera i en elektronisk manual om företaget har den möjligheten. Det sparar mycket tid på administration och minimerar risken för fel.

Det här ska en körjournal alltid innehålla

Eftersom det inte är lag på att föra en finns det inga måsten eller ”ska innehålla” men det här är informationen som Skatteverket kan tänkas efterfråga:

• Registreringsnummer. En journal för varje bil gäller.
• Datum. Då bilen har använts.
• Mätarställning. Vad den stod på innan körningen påbörjade och vad den stod på efter.
• Antal körda kilometer. Redovisa sträckorna i kilometer.
• Adresser. Redovisa mellan vilka adresser som bilen har framförts.
• Ärende. Redogör för om resan var i tjänsten eller privat.
• Diverse anteckningar. Vem körde bilen, när tankades och andra uppgifter.

Så här kan det se ut

Exempel på hur en körjournal kan föras

Ladda ner gratis mall för körjournal

Innehåller alla delar som Skatteverket efterfrågar.

Ladda ner: mall körjournal